13、商户退租与恢复装修原状
●分析:商场定期调整商户,这种调整是永远的循环 ●风险点 1:商管公司提供基本装修,商户在取得物业公司同意后进行个性装修,承诺在退租时恢复原状。退租无人负责或者对“原状”理解产生歧义,事后商管公司只能承担恢复原状的成本
●风险点 2:商户搬迁、装饰装修、使用公用设施设备,公用部位,事后没有恢复 ●审计建议:合同中规定应事先书面申请,并拍照存档,造成损失的应予补偿
14、机电设备、设施管理
●分析:包括强电、弱电系统、自动化控制系统;智能化系统(含停车场系统);电梯、空调、给排水系统;供暖系统等,LED夜景系统、消防系统、后备发电机等
●风险点 1:施工单位和物业公司交接不完善,缺少管线图纸和设备材料、合格证等;工程部没有建立台帐、设备卡片、设备标识、备品备件库,事后维修困难 ●风险点 2:施工单位免费维保期结束后,工程部维保流于形式,结果设备几年后事故增多,购物中心品质下降
●审计建议 1:设备管理实施预防性措施的基础是收集整理、归纳和分析各类资料,有针对性的建立各类设备和管线系统的台帐及运行、保养及检修记录等。对于重要的设备,如冷水机组、锅炉、、电梯等,应按单台设备建立运行和检修档案,建立易损零配件资料库,制定更换周期
●审计建议 2:设备档案建立后,对于收集的资料应定期进行分析,特别是反应设备状况的运行参数,应建立分析报表制度,以便从设备状态趋势,找出故障隐患,有计划的进行维护检修,避免维修保养计划存在疏漏,避免因故障造成停机事故 ●审计建议 3:对于管、线等系统,预防性措施的重点是巡检和定检,定期保养。
15、存货管理与成本控制
●风险点:财务部没有设置存货科目,购买材料后当月直接进成本。工程部、保洁部自行保管材料,材料的领用脱离监督,预算形同虚设 ●审计建议:财务部设置存货科目,按具体品种设置明细科目,公司设立保管员岗位,工程部、保洁部填领料单领料,材料在发出的当月进入成本
16、实物资产管理
●实物资产分类:固定资产、低值易耗品、开发商提供的设施设备、进入建筑成本的机电设施设备等 ●风险点:财务部只管理固定资产,一段时间后帐实不清
●审计建议:除固定资产外,其它实物资产也要分门别类登记台帐,财务部每年也要盘点其它实物资产,台式电脑可以分主机、显示屏分别记账
17、保险
●分析:商业管理公司一般投保财产一切险,物业公司投保公共责任险、财产险(机器设备险、附加机器设备损害险等)、停车场责任险等 ●风险点:保险选择不当,保障不足或重复保险,商户没有投保自用部位保险或没有分担保费
●审计建议 1:建议通过招标的方式确定保险公司(包括提供商户投保的费率) ●审计建议 2:参考其它商场经验,管理公司负责为公共部位(包括自行装修、自用设施设备、租赁区域的)财产投保财产一切险,公共责任险、并承担保费。同时向商管公司提供合法有效保险单及保费缴纳凭据及复印件(原件审核后退还)
18、货币资金
●收费方式:租户可以转账,也可以直接交现金 ●风险点:部分商户可能会交现金,有时可能会交给业务部门相关催租人员,事后造成争议
●审计建议 1:标准合同文本规定:缴纳现金必须到公司财务部收款台交纳,金额以现金收据为准 ●审计建议 2:客服部门送发票/催款通知,客户必须签收,以免遗失重要单据 ●审计建议 3:收款台每笔收入必须开具相应票据,并将相应联次交给客户
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